既然视频会议系统如此重要，那么在选择时就十分重要。无论供方的销售人员介绍得多好，关键的一条是业绩案例，包括有多少类似场景的案例以及用户评价，毕竟大量的真实场景考验、众多的失败案例改进，是系统好用的基本条件，谁都不愿意当小白鼠。除业绩之外，还应该提出什么技术要求呢?
(1)网络要求：在网络带宽达到2M的情况下，视频会议系统平台能够达到高清视频效果720p。在网络状态抖动的情况下，视频会议平台能够自适应调整视频清晰效果，声音必须连续稳定，保证会议的连续，即网络带宽的自适应能力强。能够满足移动电话、固定电话拨入或接听参加会议。如果未清晰的提出，可能采购的视频会议系统要求带宽很大而现有网络无法支撑，图像卡顿或降低清晰程度开会就难免了。
(2)兼容能力：与现有音视频设备兼容能力。能够方便的在现有视频会议室进行安装，不需要另行升级或更新现有的视频会议室的电脑、操作系统、音视频设备等，保证现有的视频系统能够正常使用。能与常见的硬件视频会议设备(如宝利通、思科、华为等)音视频互联互通。能支持多平台及设备，包括Windows、Mac OS平台以及IOS(iPad/iPhone)、安卓移动设备，其中Windows系统能够支持Windows XP、Win7、Win10系统，支持IE、Chrome等主流浏览器，且主流浏览器IE兼容包括6.0及以上版本。 如果未明确提出，有可能在某个场景下无法使用本系统。
(3)国际会议：能够满足国际化会议召开需要，包括系统功能和网络传送能力。国际间链路的保障由视频会议系统云平台提供，客户不提供国际链路或国际链路费用。客户端支持多语言版本，中英文支持为必备功能。如果未提出，国际间很差的网络质量，无法支撑正常的视频会议，而拉专线则周期漫长、有高昂的费用，甚至比视频会议系统还贵。
(4)会议资料：能够在系统内共享文档、音视频短片等。视频会议系统除支持视频、音频互通之外，也能够支持远程 PPT、媒体文件、PDF、Word、Excel等播放。 如果未提出，一般放PPT、Office文档问题不大，但能不能放音视频则不一定。
(5)系统性能：视频会议效果的持续稳定清晰。各会场能够清晰地听到各会场声音、看到各会场图像(包括摄像头取的会场实景、共享的文档与音视频资料)，没有声音图像断断续续、卡、掉线等现象。此为应用效果的基本要求。
(6)会议录制：能够支持会议过程中本地化录制、播放。若无此功能，则培训后无法再看培训，除非事先有摄像机拍摄。
(7)会议邀请：能够支持多种方式的会议邀请(邮件、手机短信方式为必备);邮件会议邀请正文必须包括中/英文两种语言。有涉外的机构与单位使用系统，英文版很重要。
(8)会议模式：能够支持即时性会议、预约性会议、周期性预约会议的设定操作，便于会议管理根据需要安排会议。
(9)会议容量：系统能够同时满足**个会议、每个会议**方同时召开。
(10)简单易学：能够满足会议服务员熟悉掌握使用，尽可以减少操作的复杂性，尽量少的调节功能;会议管理人员能够通过PC/移动客户端上进行会议操作控制，如：权限移交、全体静音/接触静音、会议锁门、移除与会者等操作;
(11)易于扩容：能够方便的增加会议客户端和并发用户点数，进行平滑扩容，而不需要进行视频会议系统整体扩容。
(12)安全要求：视频会议平台必须具备安全保密机制，确保会议的召开不受非法监听、录制而造成泄密，具备规范的、安全可靠的通讯加密机制。能够提供支持会议自定义密码设置，仅掌握密码的人员才可以加入，支持终端入会密码设置。视频会议平台不能对召开的所有会议，在其视频会议平台端保留任何数据，即不能保留会议痕迹。
(13)服务要求：视频会议平台的日常服务，需要本地有常驻技术工程师，保证重要会议及会议故障时能够现场支持,每年不能少于10次;视频会议平台能够提供7x24小时的电话服务支持，且指定至少两名技术工程师提供服务，技术支持工程师变更时必须提前两周时间通知变更。视频会议平台的服务端升级、改造由平台提供商方负责，除租赁费外无其他费用，且不能由于服务端升级，导致已使用的终端设备或者软件客户端无法兼容使用。视频会议服务端的升级或者检修维修，必须提前通知，并且升级过程不能影响会议的召开。
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